Intr-un context in care digitalizarea devine esentiala pentru eficienta companiilor, gestionarea serviciilor de Securitate si Sanatate in Munca (SSM), Prevenire si Stingere a Incendiilor (PSI) si mentenante nu mai poate fi realizata eficient prin metode clasice, bazate pe hartie si procese manuale. Lipsa trasabilitatii, intarzierile in semnarea documentelor sau nevoia constanta de instruire reprezinta provocari zilnice pentru firmele din orice domeniu de activitate.

Pentru a raspunde acestor nevoi, am dezvoltat platforma CRM administrare servicii SSM – o solutie completa, moderna si flexibila, care centralizeaza procesele si documentele esentiale intr-un singur sistem, accesibil atat de pe web, cat si din conturile dedicate fiecarui utilizator.

Aceasta platforma nu este doar un instrument de lucru, ci un partener digital care ajuta companiile sa isi pastreze conformitatea legala, sa reduca riscurile si sa economiseasca timp pretios.

Specificatii tehnice:

Interfata publica

Platforma dispune de o interfata web minimalista, unde utilizatorii pot accesa informatii generale despre solutie si pot lua legatura direct cu echipa QSS printr-un formular de contact. Tot de aici este disponibil accesul securizat catre CRM, dedicat administratorilor, managerilor si angajatilor.

CRM – nucleul sistemului

Odata autentificati, utilizatorii acceseaza un CRM modern si intuitiv, care se adapteaza fiecarui rol in parte.

• Administratorii QSS beneficiaza de un dashboard interactiv cu rapoarte in timp real privind angajatii, documentele nesemnate, mentenantele active si accidentele de munca raportate. Prin alerte vizuale si notificari pe email, acestia sunt atentionati imediat asupra termenelor depasite sau asupra documentelor care necesita atentie urgenta.
• In ceea ce priveste gestionarea clientilor si utilizatorilor, sistemul permite adaugarea de clienti noi cu precompletare automata a datelor prin integrarea cu ANAF, definirea punctelor de lucru, alocarea managerilor si angajatilor aferenti, precum si configurarea tipurilor de servicii contractate. Conturile de utilizator pot fi create, activate, editate, dezactivate sau chiar anonimizate, iar documentele pot fi atasate si filtrate dupa rol, client sau perioada.
• Administrarea serviciilor se face prin categorii distincte (SSM, PSI si mentenante), fiecare client avand seturile de documente si proceduri aferente: evaluari de risc, registre, autorizari, verificari de echipamente si multe altele.

Documente si instruire

La nivel de angajat, sistemul permite alocarea, generarea si semnarea electronica a documentelor. Fiecare fisa SSM, document PSI sau material de instruire devine accesibil direct din contul utilizatorului, cu evidentiera termenelor de expirare si transmiterea automata a alertelor prin email.

Mai mult, platforma integreaza un modul de e-learning prin care se pot incarca cursuri, atasa teste si urmari progresul fiecarui angajat. Acesta are acces la materialele educationale, poate parcurge testele online si isi poate vizualiza rezultatele intr-un mod simplu si transparent.

Roluri diferite, experienta personalizata

• Managerii clientilor au acces la datele si documentele specifice punctelor de lucru pe care le administreaza, fara a putea modifica informatiile. Ei pot vizualiza documentele angajatilor, rapoartele de instruire si testele efectuate.
• Angajatii acceseaza documentele personale, semneaza electronic fisele asignate, parcurg cursurile disponibile si sustin testele aferente.

Avantaje generale

• Automatizarea completa a fluxurilor administrative si operationale
• Acces rapid la documente si trasabilitate totala a semnaturilor si instruirilor
• Reducerea erorilor si a timpului pierdut in procese manuale
• Notificari proactive pentru respectarea termenelor legale
• Cresterea productivitatii si a sigurantei in companii

Concluzie

Platforma CRM administrare servicii SSM reprezinta o solutie digitala moderna care simplifica procesele, ofera transparenta si ajuta companiile sa ramana conforme si eficiente. Prin colaborarea cu QSS, am reusit sa transformam o nevoie reala de digitalizare intr-un instrument concret, adaptat cerintelor pietei actuale.

Beneficiar

Proiectul a fost dezvoltat pentru QSS – Quality Safety Services, o companie cu experienta solida in domeniul SSM, PSI si mentenante, care deserveste atat institutii publice, cat si companii private.

Prin aceasta platforma, QSS reuseste sa isi duca serviciile la un nivel superior: ofera clientilor transparenta, acces rapid la documentele si cursurile necesare si un mod simplu de a colabora in timp real. De asemenea, compania isi eficientizeaza intern procesele de administrare si monitorizare a clientilor, reducand sarcinile repetitive si riscul de erori.